Как перевести контрагентов на электронный документооборот
Эффективность электронного документооборота следует рассчитывать не в момент завершения технического внедрения, а после начала внедрения документов с контрагентами. Расскажем, как перевести ваших контрагентов на электронный документооборот и какую роль в этом играет компания-оператор.
Частая ситуация: сотрудник, отвечающий за внедрение ЭДО не представляет, как начать перевод контрагентов на электронный формат работы и как сделать это безболезненно. Прежде всего, необходимо понимать, что электронный документооборот это не просто программа, а прежде всего установка связей между абонентами. Активацией контрагентов должен заниматься не только абонент, но и компания-оператор.
Рассмотрим пример внедрения Диадока в систему контрагента. Существует несколько тактик, но для большей эффективности советуем использовать их комплексно.
1. Добавить в договор с партнером пункт об обязательности использования ЭДО.
2. Оповестить контрагентов о новом формате работы:
- Написать официальное письмо от имени компании о переходе на ЭДО. Его необходимо рассылать вместе с бумажными документами;
- Разместить на сайте компании информацию о переходе на ЭДО.
3. Использовать встроенный в Диадок инструмент «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о переходе на ЭДО одним кликом.
4. Выслать нашему отделу список контрагентов и их контакты. Наши сотрудники сами составят приглашения к обмену и организуют обучающие вебинары.
Статистика подтверждает: эти мероприятия убеждают контрагентов перейти на ЭДО. Количество пользователей электронного документооборота растет. Так, для Диадока к 2019 году рост составил 32 % в сравнении с прошлым годом. К 2020 году количество пользователей возросло еще на 29 %. Подводить итоги за текущий год пока рано, но положительная тенденция сохраняется: с января по июнь прирост составил 13 %.
Количество документов, которыми пользователи обмениваются друг с другом, также растет. В 2017 году было передано 150 млн документов, в 2018 — на 34 % больше, а именно 201 млн. В 2019 году трафик вырос еще на 26 %. Рост сохраняется и в 2020 году: за первый квартал пользователи Диадока передали на 78 млн документов. Это на 29 % больше, чем за аналогичный период прошлого года.
Купить Контур Диадок для ИП на официальном сайте от 900 рублей. Для сервиса доступны акции и уникальные предложения, предоставляемые компанией ОЛОФ для своих клиентов.
