Как подписать Word документ электронной подписью
Ежедневное повторение одних и тех же действиях неминуемо ведет к автоматизации всех процессов, исполнитель не задумываясь делает все чему его учили или научился сам, но всегда ли это хорошо? Многие процессы можно сделать проще и быстрее, сегодня мы расскажем вам как легко и быстро подписать документ формата Word электронной подписью (ЭП).
ЭП – это криптографический шифр, который идентифицирует владельца документа и таким образом служит аналогом физической подписи и печати на бумаге. Используется для придания юридической значимости документам в электронном документообороте.
Подписать ЭП можно любой документ. Самым распространённым является Word, формат .docx, для подписания данного формата существует несколько способов. Разберем пошагово каждое действие.
Что требуется для подписания?
Прежде всего, рекомендуем использовать ту же версию Word, что и у получателя документа, для предотвращения проблем с проверкой подписи.
Убедитесь в правильности окончательной версии документа. Не согласованная версия может не попасть в редакцию. Поэтому следует убедиться, что все правки внесены. Если ошибки будут замечены после подписания, потребуется создание новой исправленной копии и повторная процедура подписания.
Действительный сертификат ЭП, который определят кем будет подписан документ. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько, например, для придания юридической значимости использовать сертификат квалифицированной ЭП, а не простой.
Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.
Программное обеспечение, отвечающее за подписание. Это могут быть плагины для Word, такие как КриптоПро Office Signature или отдельные программы, такие как КриптоАРМ.
Как подготовить документ к подписанию?
В техническом плане, формат .docx отличается от других типов файлов. Вставить ЭП так просто не получится. Для начала отделите основную часть документа:
Поставьте курсор под текстом;
Переедите во вкладку Вставка, выберите Таблицы;
Создайте таблицу с одной ячейкой и растяните ее по всей ширине листа;
Пожеланию, во вкладке Конструктор задайте толщину границ;
Документ готов к подписанию. Для удобства сохраните документ как шаблон, для экономии времени в дальнейшем.
Как подписать документ Word ЭП
Для добавления ЭП сущестует несколько способов. Исходя от типа документа и требований к его оформлению можно использовать не только встроенный функционал, но и стороннее ПО.
Рассмотрим конкретный пример как подписать внутри программы, на примере версий 2007, 2010, 2013, 2016, 2019. Любая версия Word поддерживает втроенную функцию добавления ЭП, отличаются только пути достижения цели.
Поставьте курсор ранее созданной таблице;
Выберите вкладку Макет;
Напишите в строке поиска «подготовка»;
В выпадающем меню выберите «Добавить цифровую подпись».
Далее, сохраните документ в специализированном формате;
Выберите необходимый сертификат.
Если у Вас еще нет ЭП, вы можете Заказать у официального партнера СКБ Контур со скидкой 8% от 2000 ₽. Для продуктов доступна акция «15 по цене 12» на ЭП для торгов. Получите 15 месяцев пользования по цене 12. Акция действует как при продлении услуги, так и при первичном подключении.
