Как улучшить работу с актами сверок. Диадок

Ежедневно в компанию СКБ Контур поступают десятки запросов от клиентов на предоставление актов сверок и их число увеличивается. Срок обработки индентов в стандартном режиме длится от 20 рабочих дней, все запросы обрабатываются вручную. Наибольшее время обработки уходит на проверку информации и подготовку документов.

Причины долгой обработки

• Увеличивается число клиентов, обращающихся за актами сверки;
• Обработкой занимается определенное количество сотрудников и их число не растет;
• Все больше клиентов запрашивают акты чаще, чем один раз в год;
• Приоритетная задача – качество, а не скорость.

Акты сверки не приносят дохода СКБ Контур, но от качества работы зависит имидж компании и лояльность клиентов.

СКБ переходит на автоматизацию

До конца года СКБ Контур настроит автоматическую загрузку запросов на акты сверок из WIC в бухгалтерскую программу. Автоматизируется работа: «робот» в фоновом режиме осуществит расчет по всем поступившим заявкам за операционный день, по согласованным с бухгалтерией критериям, выставит расчетам уровень доверия.

По расчетам с высоким уровнем доверия «робот» сделает всю работу сам — запрос на акт сверки будет обработан, результат доставлен клиенту через Диадок, электронную почту или в Контур.WIC уже на следующий день. Расчеты с низким уровнем доверия будут переданы сотрудникам бухгалтерии для проверки.

Таким образом, работа сотрудников бухгалтерии будет существенно упрощена, а значит, ускорена.

Что уже сделано

• Упрощена форма акта сверки. Форма приведена в более привычный для участников делового оборота вид;
• Настроено использование факсимиле для тех клиентов, которым достаточно скан-копии, направленной по электронной почте. Выяснилось, что это частый случай;
• Реализована отправка акта сверки через Диадок «по кнопке» из бухгалтерской программы;
• В Контур.WIC добавлены поля для сбора формализованных данных о запросе клиента на акт сверки. Формализованные поля позволяют автоматически обрабатывать запрос и ускорять решение инцидента. Эти поля включают: дату начала и окончания сверки, способ, которым клиент желает получить результат, и другие сведения;
• В бухгалтерской программе создан электронный реестр запросов на акт сверки. Электронный реестр станет основой для полной автоматизации работы по запросу клиента;
• Реализована программная поддержка сложных запросов на сверку с многофилиальными структурами, холдингами, ликвидированными организациями с имеющимся правопреемником и т. д.

Как повысить скорость обработки запроса уже сейчас?

Если есть необходимость в ускорении запроса, ставьте высокий приоритет. При этом нужно понимать, что возможности ускоренной обработки запросов ограничены, и при превышении определенного количества ускоренных инцидентов такая схема работы потеряет смысл, ведь все инциденты будут обрабатываться с одинаковой скоростью.

Отправляйте запросы актов сверки через систему электронного документооборота Диадок. Вы можете получить дополнительную информацию по бесплатному номеру: 8 (800) 250-16-03 или связавшись с менеджером СКБ-Контур по адресу электронной почты: vm@olof.ru

Купить Контур Диадок для ИП на официальном сайте от 900 рублей. Для сервиса доступны акции и уникальные предложения, предоставляемые компанией ОЛОФ для своих клиентов.