Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Все больше организаций задумываются о переходе или уже перешли на электронный документооборот. Электронный формат, также как и бумажный, делится на внутренний внешний оборот. Что из них первично – ответить сложно, но их внедрение поодиночке лишено смысла.

Представим, компания заключает договор об электронном документообороте между юридическими лицами и создает его на бумажном носителе, подписывает его внутри организации у ответственного лица и отправляет почтой. Абсурдная ситуация, которую проще решать в электронном формате, и здесь есть два пути.

1) Соглашение об обмене ЭД может не предполагать подключения оператора ЭДО и допускать использование неквалифицированных сертификатов при подписании, накладывая определенные ограничения. Основное ограничение заключено в ограничении обмена теми ЭД, в отношении которых установлены требования передачи через операторов. Примером таких документов является электронный счет-фактура.

2) Заключение соглашения с регистрацией ЭД у оператора. Подписав его, организация принимает установленные законодательством правила обмена и признает юридическую значимость документов, подписанных в системе. При этом компания должна зафиксировать и отразить в учетной политике нормы и способы ведения учета ЭД:

• формы ЭД;
• порядок хранения отчетности в цифровом виде;
• объемы ЭДО;
• ситуации, когда невозможно выполнить обмен в цифровой форме и необходимо оформить документы на бумаге.

Важность составления соглашений об электронном документообороте
Рассматриваемый документ регламентирует аспекты обмена и подписания ЭП. В нем могут быть прописаны особенности ведения обмена.

В соглашении могут быть прописаны:

• сроки хранения;
• сроки уничтожения;
• форматы документации;

Порядок хранения ЭД

Хранение документов в цифровом формате регламентируется в аналогичных сроках, что и для бумажных носителей. Документы для целей бух. учета первичка хранится 5 лет, а для целей налогообложения – 4 года. Что делать при утрате или потери документа? В соглашении важно прописать возможность получения копий у контрагента.
Порядок хранения в соглашении определяется и для понимания процесса внесения изменений в документы. Он должен проходить только с письменного согласования лиц, которые являлись подписантами документа. Дата внесения изменений должна указываться в обязательном порядке.

Формат документов

Начиная с 2013 года, все организации имеют право разработать форму документов, оформленных на бумаге, но если организация задумывается о переходе на цифровой обмен, ей необходимо придерживаться приказа ФНС от 21.03.12 №ММВ-7-6/172, в котором утвержден формат ЭП:

• акт приемки-сдачи работа/услуг;
• накладная по форме №ТОРГ-12.

Вы можете получить дополнительную информацию по бесплатному номеру: 8 (800) 250-16-03.

Купить Контур Диадок для ИП на официальном сайте от 900 рублей. Для сервиса доступны акции и уникальные предложения, предоставляемые компанией ОЛОФ для своих клиентов.