Стандарты электронного документооборота

Внедрение внутрикорпоративных систем – СЭД, а также систем внешнего обмена – ЭДО, как правило, требуют реинжиниринга и значительной оптимизации текущих бизнес-процессов, что в результате повышает конкурентоспособность бизнеса и его устойчивость в условиях социальных и экономических кризисов. Владельцы и топ-менеджеры компаний понимают, что внедрение таких систем позволяет не только навести порядок в документации и поручениях, но и станет экономическим и конкурентным преимуществом.

Перевод компании на ЭД влечет за собой ряд трудностей, например, при обмене юридически значимыми данными с контрагентами или при обмене организационных и распорядительных документов.

Для успешного использования ЭД необходимо знание государственных и отраслевых стандартов, и законодательных актов. Рассмотрим законодательные акты РФ, регулирующие основные правила ведения ЭДО.

Как правило, основная причина для появления закона это попытка исправить проблему, которая нуждается в правовом регулировании.

Первый закон, регулирующий ЭДО, стал № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации от 1995 г.

На данный момент, электронный документооборот в РФ стандартизирован:

Классификация стандартов

Универсальные

Являются общими требованиями к управлению бумажными и электронными документами.

Специализированные

Описывают работу поэтапно, например, создание ГОСТ 6.10.3-83 и ГОСТ 3.1105-84, придание юрсилы – ГОСТ 6.10.4-84, и пр. Также их можно классифицировать по типу документооборота, к которому они применимы:

• Бумажный – ГОСТ 6.10.5-87, ГОСТ 3.1105-84;

• ЭДО – ГОСТ 7.14-98, ГОСТ 7.19-2001;

Регулирующие стандарты

В 2007 году был принят основополагающий ГОСТ: «Управление документами. Общие требования», используемый как ориентир для внутрикорпоративных и внешних систем документооборота.

Другой не менее важный ГОСТ Р ИСО 15489 «Информация и документация – Управление документацией», разработан на базе международного опыта. ГОСТ описывает требования к методологии управления, а также варианты внедрения системы.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология – Практически правила управления информационной безопасностью» описывает разработку и внедрение системы безопасности.

Если у вас возникли вопросы по внедрению электронного документооборота, наши эксперты помогут решить любые задачи, связанные с автоматизацией внутреннего документооборота. Обращайтесь по бесплатному номеру: 8 (800) 250-16-03 или на адрес электронной почты: vm@olof.ru