Как не потерять конфиденциальные данные через картинки в документах
Большинство из нас так или иначе имеют дело с электронными документам. Мы не только пишем и редактируем их, но и отправляем по почте внутри офиса, клиентам, знакомым или даже собственным детям.
И если окажется, что файл, который Вы хотите выслать другим пользователям окажется поврежденным или зараженным – у Вас могут возникнуть проблемы. Разберемся, что и как следует делать, чтобы не произошло передачи конфиденциальных или зараженных данных.
Опасные скриншоты
Слишком часто мы получаем скриншоты рабочих столов от клиентов, где виден пароль и логин от какого-либо сервиса. Люди концентрировали внимание на другом объекте с экрана и сами не замечали, как передают личную информацию. Многие пользователи предпочитают «замазывать» подобную информацию полупрозрачной кистью. Но и это может не сохранить в тайне скрытое, при помощи нехитрых манипуляций с яркостью и контрастностью тайное несложно сделать явным.
Запомните, чтобы действительно спрятать пароли, штрихкоды, имена и прочие секретные данные на картинке, с которой вы работаете в графическом редакторе, следует помнить две вещи. Во-первых, для замазки нужно использовать непрозрачные инструменты. Во-вторых — публиковать изображение нужно в «плоском» формате, в котором его невозможно разобрать на отдельные слои. Например, в JPG или PNG.
Но что делать, если секрет обнаружен на картинке, которая уже вставлена в текстовый документ?
Допустим, вы собрались отправить буклет клиенту и тут заметили, что на одном из изображений остались личные данные коллеги. Вы рисуете поверх них черный прямоугольник — платная версия Adobe Acrobat Reader, которой вы пользуетесь в офисе, это позволяет. Увы, если вы отправите документ в таком виде, представитель клиента все равно сможет узнать о вашем коллеге лишнее. Adobe Acrobat Reader не предназначен для редактирования изображений, и функции, позволяющей объединить картинку со всем, что вы нарисовали поверх нее, в нем нет. Прямоугольники и прочие «поверхностные» графические элементы может удалить или передвинуть любой, кто откроет файл.
Экспорт из Word в PDF
В некоторых случаях помогает поправить картинку в том формате, в котором вы создавали документ (например, в DOCX), а затем экспортировать ее в PDF заново. Таким образом можно, например, кадрировать изображение: отрезанная часть в PDF не перенесется — и многие пользуются этим лайфхаком, позволяющим очень быстро поправить документ.
Однако важно помнить, что даже при экспорте финт с черным прямоугольником все равно не пройдет. Допустим, вы закрыли часть картинки в MS Word и сохранили файл в PDF.
Если вы откроете получившийся файл в приложении Adobe Acrobat Reader, скопируете картинку и вставите ее, например, в тот же Word, то увидите исходное изображение, безо всяких прямоугольников.
Дело в том, что при экспорте из Word в PDF исходная картинка и нарисованный объект не объединяются, а сохраняются отдельно друг от друга. И закрытая часть картинки не удаляется, а остается в файле.
Microsoft Word, как и Adobe Acrobat Reader, не предназначен для редактирования изображений. Так что лучше всего, если уж заметили в текстовом документе картинку, которую нужно изменить, поправьте ее в графическом редакторе и только после этого снова вставьте в документ.
Google Docs
Если вы случайно вставили в документ объект или текст, который раскрывает ваши секреты, и через пару секунд его стерли — он все равно останется в истории правок и ваши соавторы смогут его увидеть. И даже если вы удалили из облачного файла всю конфиденциальную информацию и только потом открыли к нему общий доступ, любой из тех, у кого есть доступ к файлу, сможет просмотреть историю изменений и откатить их. Решается эта проблема просто: если вы собираетесь пригласить кого-то к редактированию онлайн-документа с секретными данными на картинках (и не только), создайте новый файл и скопируйте в него только то, что готовы показать. А прежде, чем вставить в общий документ содержимое буфера обмена, вставьте его в локальный файл и убедитесь, что это именно то, чем вы собираетесь поделиться.
Как не слить лишнюю информацию в документе
Давайте подведем итоги. Чтобы коллеги и знакомые, с которыми вы работаете над документом, не говоря уже о широкой общественности, с которой вы поделились файлом, не увидели в нем ничего лишнего:
- Внимательно проверяйте содержимое документа перед отправкой.
- Редактируйте картинки и прочие нетекстовые объекты в предназначенных для этого программах — графических редакторах. Делайте это с помощью непрозрачных инструментов и сохраняйте в форматах, не поддерживающих слои, — JPG или PNG.
- Очень осторожно относитесь к облачным документам: в них сохраняется вся история изменений. Так что даже если вы вроде бы удалили секрет — его можно восстановить из истории.
- Не давайте соавторам доступ к облачному документу, в котором содержались секретные данные, лучше создайте новый и скопируйте туда только открытую информацию.
- Проверяйте документы Word с помощью инспектора документов. Облачные документы можно скачать в формате DOCX и тоже проверить: открытую правку или, скажем, колонтитулы в файле из «Google Документов» инспектор найдет.
- Будьте внимательны и не совершайте поспешных действий.
За проявленный интерес к данной статье, мы дарим купон на скидку 10% на все домашние продукты Лаборатории Касперского. Купить антивирус Касперского по промокоду: KASPERSKY.
